Política de Privacidad de Emitamos-YA

1. Responsable

El responsable del tratamiento de los datos personales relacionados con Emitamos-YA es:

Reyner Muñoz Cornejo
Cédula de identidad: 1-0822-0768
Nombre comercial: Grupo Gestión Empresarial
Producto: Emitamos-YA
Marca paraguas: SOMOS-YA
Domicilio: San José, Curridabat, Residencial Lomas del Sol, casa 404, Costa Rica
Teléfono: +506 6476-6680
Correo para privacidad y ejercicio de derechos: [email protected]

Esta Política se aplica al tratamiento de datos personales realizado mediante los servicios de Emitamos-YA.

2. Principios

Emitamos-YA procura tratar los datos personales de manera:

• legítima;
• proporcional;
• transparente;
• segura;
• acorde con las finalidades informadas;
• limitada a lo razonablemente necesario para prestar y proteger el servicio.

El tratamiento se realiza de conformidad con la legislación costarricense aplicable, incluyendo la Ley N.º 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales.

3. Datos que pueden ser tratados

Cuenta y autenticación

• nombre;
• correo electrónico;
• contraseña almacenada de forma protegida;
• verificaciones OTP;
• tokens de reanudación;
• estados de autenticación;
• fecha y versión de consentimientos.

Datos del emisor

• nombre o razón social;
• identificación;
• actividad económica;
• información tributaria;
• ubicación;
• contactos;
• sucursales y cajas;
• información necesaria para emisión electrónica.

Credenciales fiscales

Cuando sean requeridas para operar el servicio:

• certificado utilizado para firma;
• credenciales necesarias para autenticación ante servicios fiscales;
• configuraciones asociadas.

Estas credenciales se utilizan exclusivamente para las operaciones técnicas correspondientes y se protegen mediante controles de seguridad.

Receptores y clientes

Pueden incluir:

• nombre o razón social;
• identificación;
• correo;
• teléfono;
• dirección;
• información tributaria;
• exoneraciones;
• otros datos requeridos según el comprobante.

Productos y servicios

• descripción;
• códigos CABYS;
• precios;
• impuestos;
• descuentos;
• configuración comercial y tributaria.

Comprobantes electrónicos

Incluyen información de:

• emisor;
• receptor;
• líneas;
• impuestos;
• exoneraciones;
• otros cargos;
• medios de pago;
• claves y consecutivos;
• referencias;
• estados fiscales.

Documentos

Emitamos-YA puede generar o conservar:

• XML;
• XML firmado;
• respuestas del Ministerio de Hacienda;
• PDF;
• cotizaciones;
• artefactos asociados.

Información comercial

Puede incluir:

• plan;
• período;
• capacidad;
• trial;
• estados comerciales;
• referencia o detalle de pagos reportados;
• historial de activaciones.

Emitamos-YA no procesa actualmente pagos mediante una pasarela bancaria integrada.

Información operativa y de auditoría

Puede incluir:

• estados de procesos;
• eventos;
• logs técnicos;
• identificadores de mensajes;
• resultados de entrega de correo;
• acciones administrativas y de soporte.

En la implementación vigente no se ha acreditado almacenamiento sistemático de direcciones IP o User-Agent como parte del perfil del usuario.

4. Finalidades

Los datos pueden utilizarse para:

• crear y verificar cuentas;
• autenticar usuarios;
• recuperar o reanudar accesos;
• configurar el ERP;
• administrar el trial;
• gestionar períodos y límites comerciales;
• generar comprobantes electrónicos;
• firmar documentos;
• transmitir información al Ministerio de Hacienda;
• consultar y reconciliar respuestas fiscales;
• generar XML y PDF;
• conservar documentos;
• gestionar receptores, productos y servicios;
• enviar correos transaccionales;
• entregar documentación;
• atender soporte;
• procesar reportes y confirmaciones manuales de pago;
• prevenir abuso, fraude o accesos indebidos;
• realizar auditoría y diagnóstico técnico;
• cumplir obligaciones legales y tributarias.

Los datos no deberán utilizarse para finalidades incompatibles con aquellas informadas sin contar con la habilitación legal o consentimiento que corresponda.

5. Consentimiento

Al registrarse, el usuario acepta expresamente esta Política de Privacidad.

Emitamos-YA conserva:

• fecha y hora de aceptación;
• versión de la Política aceptada.

Cuando sea necesario solicitar un nuevo consentimiento por cambios materiales, la plataforma podrá requerir una nueva aceptación.

El consentimiento no sustituye aquellos tratamientos que deban realizarse por obligación legal, contractual u otra base legítima aplicable.

6. Proveedores e información compartida

Emitamos-YA utiliza proveedores tecnológicos necesarios para operar.

DigitalOcean

Utilizado para infraestructura de aplicación y base de datos.

Puede procesar información necesaria para alojar y operar el Portal, API, datos empresariales, comerciales y funcionales.

SiteGround

Utilizado para la presencia pública y servicios asociados al dominio.

Puede procesar solicitudes HTTP y metadatos técnicos ordinarios relacionados con la navegación y servicios alojados.

Postmark

Utilizado para correo transaccional.

Puede recibir información como:

• dirección de correo;
• nombre cuando corresponda;
• contenido del mensaje;
• OTP;
• XML/PDF u otros adjuntos cuando el flujo documental lo requiera;
• metadatos de entrega.

Ministerio de Hacienda de Costa Rica

Recibe la información fiscal necesaria para el procesamiento de comprobantes electrónicos, incluyendo los datos incorporados en los XML enviados conforme a la normativa vigente.

Emitamos-YA no vende bases de datos personales.

7. Procesamiento mediante infraestructura fuera de Costa Rica

Algunos proveedores tecnológicos pueden utilizar infraestructura localizada o administrada fuera de Costa Rica.

Cuando el funcionamiento del servicio implique transferencia o tratamiento internacional de información, este se limitará a las finalidades descritas en esta Política y se realizará conforme a las obligaciones legales aplicables.

Al aceptar esta Política, el usuario declara haber sido informado de esta circunstancia y consiente el tratamiento necesario para la prestación del servicio, sin perjuicio de los derechos que la legislación costarricense le reconoce.

8. Seguridad

Emitamos-YA aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger la información contra:

• acceso no autorizado;
• alteración;
• pérdida;
• divulgación indebida;
• destrucción accidental o ilícita;
• uso no autorizado.

Entre los controles implementados pueden existir:

• hashing de contraseñas;
• OTP;
• manejo externo de secretos;
• separación de credenciales;
• comunicaciones seguras;
• controles de acceso;
• auditoría;
• trazabilidad;
• medidas de protección de infraestructura.

Ningún sistema informático puede garantizar riesgo cero, pero Emitamos-YA procurará mantener medidas razonables y proporcionales al tipo de información tratada.

9. Conservación

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para:

• prestar el servicio;
• mantener trazabilidad;
• atender obligaciones contractuales;
• cumplir obligaciones legales, fiscales o regulatorias;
• resolver disputas o solicitudes;
• proteger la seguridad del sistema.

Los comprobantes electrónicos y archivos relacionados se conservarán por el plazo mínimo establecido por la legislación tributaria costarricense, actualmente cinco años, sin perjuicio de períodos superiores que resulten aplicables.

La cancelación de una cuenta no genera la eliminación automática de documentación cuya conservación sea obligatoria.

Una vez vencidos los plazos aplicables y cuando no exista una razón legítima para conservar determinados datos, estos podrán ser eliminados o anonimizados según corresponda.

10. Derechos de las personas

La persona titular de los datos puede solicitar, según corresponda:

• acceso;
• información sobre el tratamiento;
• rectificación;
• actualización;
• supresión;
• revocación del consentimiento cuando legalmente proceda.

Las solicitudes deberán enviarse a:

[email protected]

Emitamos-YA podrá solicitar información razonable para verificar la identidad de quien presenta la gestión antes de entregar, modificar o eliminar información.

Las solicitudes serán atendidas gratuitamente y dentro de los plazos exigidos por la legislación aplicable.

Cuando la legislación costarricense establezca el plazo de cinco días hábiles para resolver una solicitud, Emitamos-YA procurará cumplir dicho plazo.

Una solicitud de supresión puede ser rechazada total o parcialmente cuando exista una obligación legal que exija conservar determinada información, explicando al solicitante la razón correspondiente.

11. Información de terceros incorporada por el usuario

El usuario puede incorporar información de sus clientes, receptores, contactos u otras personas.

El usuario es responsable de contar con una base legítima para recopilar e ingresar esos datos en Emitamos-YA.

Emitamos-YA tratará dicha información para prestar las funciones contratadas y cumplir los procesos técnicos correspondientes.

12. Almacenamiento local del navegador

La versión vigente del Portal puede utilizar tecnologías como:

• localStorage;
• sessionStorage.

Estas tecnologías se utilizan para mantener contexto de registro, reanudación y continuidad de la experiencia del usuario.

Actualmente no se ha acreditado el uso de:

• cookies publicitarias;
• píxeles de marketing;
• analytics de terceros;
• seguimiento comercial de navegación.

Por esa razón, no se utiliza actualmente un banner de cookies para finalidades publicitarias o de seguimiento.

Si en el futuro se incorporan tecnologías que requieran consentimiento adicional, esta Política y los mecanismos correspondientes deberán actualizarse antes de su utilización.

13. Comunicaciones

Emitamos-YA utiliza correo electrónico para comunicaciones transaccionales relacionadas con:

• verificación;
• seguridad;
• acceso;
• operación;
• documentos;
• soporte.

La aceptación de esta Política no constituye consentimiento para recibir publicidad o comunicaciones comerciales no solicitadas.

Si en el futuro se implementan comunicaciones comerciales opcionales, deberán contar con el mecanismo de consentimiento correspondiente.

14. Menores de edad

Emitamos-YA está orientado a personas con capacidad para desarrollar actividades económicas o actuar válidamente en representación de una organización.

El servicio no está diseñado intencionalmente para recopilar información de personas menores de edad como titulares de una cuenta.

15. Cambios en esta Política

Esta Política podrá actualizarse por:

• cambios legales;
• cambios regulatorios;
• nuevas funcionalidades;
• cambios de proveedores;
• modificaciones materiales en el tratamiento de datos.

Cada versión será identificada mediante número y fecha de vigencia.

Cuando corresponda, se requerirá una nueva aceptación.

16. Contacto

Para consultas de privacidad, ejercicio de derechos o reclamos:

Correo: [email protected]
Teléfono: +506 6476-6680

Responsable: Reyner Muñoz Cornejo
Nombre comercial: Grupo Gestión Empresarial
Domicilio: San José, Curridabat, Residencial Lomas del Sol, casa 404, Costa Rica

Fin de la Política de Privacidad — Versión 1.0